POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE APIROS S.A.S.

APIROS S.A.S., una sociedad debidamente constituida e identificada con Nit. 800.240.724-5, ubicada en la Calle 82 No. 10-39 de la ciudad de Bogotá D.C., cuyo sitio web es: https://apiros.com.co/, con número telefónico de contacto: + 57 (1) 3265300 y cuyo objeto principal es el desarrollo y comercialización de proyectos de construcción; ha elaborado la presente política en cumplimiento de lo señalado por la Ley 1581 de 2012, por la cual, se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales en Colombia, la cual pone en conocimiento de sus clientes, proveedores, empleados, y del público en general, con el fin de informar de manera suficiente sobre su contenido.

1. OBJETIVO

La presente Política de Tratamiento de Datos Personales tiene como objeto, promover y garantizar el buen manejo de datos personales suministrados para nuestra guarda, promoviendo la protección del derecho constitucional de habeas data de nuestros clientes, proveedores y empleados.

2. ALCANCE

Todos los funcionarios de APIROS S.A.S están cubiertos por la presente política, la cual recae sobre todas las bases de datos que se encuentren bajo la reserva legal de APIROS S.A.S, o que sean de nuestro conocimiento en virtud de las relaciones, comerciales, laborales o contractuales sostenidas, ya sea a través de alianzas, convenios o publicidad.

Por ende, nuestra sociedad se hace responsable de dar cumplimiento a las exigencias de la normatividad vigente en materia de Protección de Datos Personales, así como a cualquier exigencia originada del tratamiento que se realice por parte de APIROS S.A.S, el cual se basará en la autorización otorgada por el Titular de conformidad con las finalidades previas y expresamente informadas.

3. PRINCIPIOS RECTORES

• Principio de finalidad: El tratamiento de datos personales debe obedecer a unas razones y objetivos legítimos de conformidad con la Constitución Política, el cual será informado al Titular.
• Principio de legalidad en materia de tratamiento de datos: El tratamiento de datos personales del cual trata la presente política, deberá ser una actividad reglada sujeta a lo establecido en la ley y en las demás disposiciones que la desarrollen.
• Principio de libertad: El tratamiento de datos personales solo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
• Principio de veracidad o calidad: La información personal sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible, en este sentido, se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
• Principio de transparencia: En el tratamiento de datos personales debe garantizarse el derecho del titular a obtener del responsable del tratamiento o del encargado del tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
• Principio de acceso y circulación restringida: El tratamiento de datos personales está sujeto a los límites que se derivan de la naturaleza de estos, de las disposiciones de ley y la Constitución. En este sentido, su tratamiento solo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en ley. En este sentido, los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido solo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la ley.
• Principio de seguridad: La información personal sujeta a tratamiento por el responsable del Tratamiento o encargado del Tratamiento a que se refiere la ley, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
• Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo solo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley y en los términos de esta.

4. GLOSARIO

• Autorización: consentimiento previo (o concurrente) expreso e informado del Titular para autorizar y permitir el Tratamiento de sus datos personales.
• Autoridad Nacional de Protección de Datos Personales: Es la Superintendencia de Industria y Comercio – Delegatura para la Protección de Datos Personales.
• Aviso de privacidad: Documento físico, electrónico o en cualquier otro formato, generado por el responsable, que es puesto a disposición del titular para el tratamiento de sus datos personales, el cual comunica al titular la información relativa a la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las características del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
• Base de datos: conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
• Derecho De Los Niños, Niñas Y Adolescentes: En el Tratamiento se asegurará el respeto a los derechos prevalentes de los niños, niñas y adolescentes. Sólo podrán tratarse aquellos datos que sean de naturaleza pública.
• Dato personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
• Dato público: dato calificado como tal según los mandatos de la ley o la Constitución. Entre otros, son los datos relativos al estado civil de las personas, su oficio o profesión, su calidad de comerciante o servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos son aquellos que están contenidos en registros públicos, gacetas, boletines y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas no sometidas a reserva.
• Dato sensible: Aquel que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, la vida sexual, y los datos biométricos. También se encuentran incluidos en esta clasificación los datos de menores de edad.
• Encargado del Tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
• Habeas Data: Es el derecho que todo titular de información tiene de conocer, actualizar, rectificar u oponerse a la información concerniente a sus datos personales.
• Protección de datos de carácter personal: Es un derecho fundamental que tienen todas las personas naturales. Busca la protección de su intimidad y privacidad frente a una posible vulneración por el tratamiento indebido de datos personales recopilados por un tercero.
• Responsable del Tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decide sobre las bases de datos y/o el Tratamiento.
• Titular: persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
• Transferencia: Cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
• Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de determinadas actividades por parte del Encargado por cuenta del responsable.
• Tratamiento: cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

5. NORMATIVIDAD

• Artículo 15 de la Constitución Política de Colombia.
• Ley 1266 de 2008: ley estatutaria de regulación del Habeas Data y régimen especial de protección de datos personales.
• Ley 1273 de 2009: Modificación al código penal creando el bien jurídico tutelado “De la protección de la información y de los datos y creación de delitos informáticos».
• Ley 1581 de 2012: Ley de protección de Datos.
• Ley 2157 de 2021: Modificaciones y adición a la ley del Habeas Data.
• Ley 2300 de 2023: Por medio de la cual se establecen medidas que protejan el derecho a la intimidad de los consumidores.
• Decreto 1377 de 2013: Reglamento parcial de la ley 1581 de 2012.
• Título V de la Circular Única de la Superintendencia de Industria y Comercio

6. TRATAMIENTO Y FINALIDADES

De acuerdo con lo establecido en la Ley 1581 de 2012 y de conformidad con las autorizaciones impartidas por los titulares de la información, APIROS S.A.S. efectuará operaciones o conjunto de operaciones que incluyen recolección de datos, su almacenamiento, uso, circulación, rectificación, actualización y/o eliminación. Este Tratamiento de datos se realizará exclusivamente para las finalidades autorizadas y previstas en el presente documento:

• Velar por la seguridad de los trabajadores y terceros y las cosas de las instalaciones (Sede 82, Sede 78, Obras y Salas De Ventas)
• Controlar el acceso a las instalaciones (Sede 82, Sede 78, Obras y Salas De Ventas)
• En caso de recaudar datos biométricos capturados a través de sistemas de videovigilancia o grabación su tratamiento tendrá como finalidad la identificación, seguridad y la prevención de fraude interno y externo.
• Solicitar información para iniciar el proceso de vinculación para la adquisición de inmuebles.  
• Efectuar todas las gestiones (administrativas, económicas contables, fiscales etc.) pertinentes para el desarrollo del objeto social de la compañía en lo que tiene que ver con la relación comercial o contractual establecida
• Efectuar encuestas de satisfacción respecto de los bienes y servicios
• Enviar publicidad, campañas e información sobre proyectos inmobiliarios.
• Contactar al Titular a través de medios electrónicos – SMS o chat para el envío de noticias relacionadas con campañas de fidelización o mejora de los servicios y productos ofrecidos por APIROS S.A.S
• Cumplimiento de requisitos legales del Sistema de Autocontrol y Gestión Integral del Riesgo de Lavado de activos y Financiación del Terrorismo (SAGRILAFT)
• Gestionar trámite, solicitudes, quejas y reclamos.
• Realizar todos los trámites internos y el cumplimiento de obligaciones contables, tributarias y de ley.
• Conocer y hacer seguimiento a la idoneidad financiera y al comportamiento comercial.
• Realizar invitaciones a eventos y ofrecer nuevos productos y servicios.
• Transmitir o transferir nacional e internacional los datos con terceros para el adecuado desarrollo de la relación contractual o vínculo comercial, como también con aquellos terceros cuyo objeto social sea el otorgamiento de subsidios, prestación de servicios financieros y de crédito, fiduciarias, socios y/o inversionistas de los proyectos de APIROS S.A.S.
• Contactar al Titular a través de medios telefónicos para realizar encuestas, estudios y/o confirmación de datos personales necesarios para la ejecución de una relación contractual.
• Adelantar gestiones de cobranza y/o recuperación de cartera de manera directa, por medio de terceros o por cesión de la obligación.
• Reportar información exógena y atender requerimientos de las entidades publicas
• Suministrar información de contacto a la fuerza comercial y/o red de distribución, telemercadeo, investigación de mercados, publicidad o cualquier tercero con el cual APIROS S.A.S. tenga un vínculo contractual para el desarrollo de actividades de ese tipo (investigación de mercados y telemercadeo, etc.) para la ejecución de las mismas.
• En caso de datos biométricos capturados a través de sistemas de videovigilancia o grabación su tratamiento tendrá como finalidad la identificación, seguridad y la prevención de fraude interno y externo.
• Adelantar todas las gestiones pertinentes y relativas a estructuración de negocios entre el titular y APIROS S.A.S y evaluación y adquisición de predios.
• Cumplir de requisitos legales del sistema de Autocontrol y Gestión Integral del Riesgo de Lavado de activos y Financiación del Terrorismo (SAGRILAFT)
• Ofrecer programas de bienestar corporativo y planificar actividades empresariales, para el titular y sus beneficiarios (hijos, cónyuge, compañero permanente). Esta finalidad aplica únicamente para empleados
• Dar cumplimiento a las obligaciones contraídas por APIROS S.A.S. con el Titular de la Información, con relación al pago de salarios, prestaciones sociales y demás retribuciones consagradas en el contrato de trabajo o según lo disponga la ley (en caso de que se trate de empleados de la organización).
• Realizar todos los trámites internos y el cumplimiento de obligaciones contables, tributarias y de ley.
• Adelantar las gestiones de los procesos de selección de APIROS S.A.S.
• Efectuar invitaciones a participar en los procesos de selección de APIROS S.A.S.

PARÁGRAFO: Los datos suministrados por el Titular solo podrán ser utilizados para contactarlo mediante un solo canal dentro de una misma semana y en una sola ocasión durante el mismo día. Lo anterior en los horarios de lunes a viernes de 7:00 am a 7:00 pm y sábados de 8:00 am a 3:00 pm, excluyendo cualquier tipo de contacto los domingos y días festivos.

7. DERECHOS DE LOS TITULARES

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a APIROS S.A.S.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada a APIROS S.A.S., en su calidad de responsable del Tratamiento, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.
• Solicitar la actualización y rectificación de su información frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o a aquellos cuyo tratamiento esté prohibido o no haya sido autorizado.
• Ser informado por APIROS S.A.S. o por el ENCARGADO que esta delegue para tal efecto, previa solicitud, respecto del uso que se le ha dado a sus datos personales.
• Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales, según lo indicado en la ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios. La solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederán cuando el Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
• El Titular podrá seleccionar el canal a través del cual desea ser contactado. En caso de no hacer uso de este derecho, se entenderá que el Titular podrá ser contactado por todos los canales suministrados.

8. EJERCICIO DE LOS DERECHOS DE LOS TITULARES.

Las peticiones, consultas y reclamos formulados por los titulares de Datos Personales serán atendidas por el área de Servicio al Cliente de APIROS S.A.S. (contará en todo momento con el apoyo del área legal) quien será la responsable de esta función ante los titulares:

• Dirección: Calle 82 No. 10-39, piso 3. Bogotá D.C.
• Teléfono: (57) (601) 3265300
• Correo electrónico: apirosencontacto@apiros.com.co
• Horario de atención de 8:30 am a 5:30 pm

9. PROCEDIMIENTO PARA EJERCER LOS DERECHOS DEL TITULAR DE LOS DATOS PERSONALES

1. PROCEDIMIENTO PARA CONSULTA

El Titular de los datos, o sus causahabientes, podrán consultar la información que repose en las bases de datos en posesión de APIROS S.A.S., para lo cual deberán comunicar la correspondiente solicitud al correo electrónico: apirosencontacto@apiros.com.co, comunicarse al 601 3265300 o formular estas peticiones por escrito, y radicarlas en la Calle 82 No. 10-39, piso 3, de lunes a viernes en horario de 8:30 am a 5:30 pm en la ciudad de Bogotá.

Para evitar que terceros no autorizados accedan a la información personal del Titular de los datos, será necesario previamente establecer la identificación del Titular. Cuando la solicitud sea formulada por persona distinta del Titular y no se acredite que la misma actúa en representación de aquél, se tendrá por no presentada.

La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

2. PROCEDIMIENTO PARA RECLAMO O ACTUALIZACIÓN, CORRECCIÓN, SUPRESIÓN, O REVOCATORIA DE LA AUTORIZACIÓN.

Para presentar reclamos el Titular, o sus causahabientes, que consideren que la información contenida en las bases de datos de APIROS S.A.S. debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en esta ley, podrán presentar un reclamo ante APIROS S.A.S., el cual será tramitado bajo las siguientes reglas, de conformidad con el artículo 15 de la ley 1581 de 2012:

• El reclamo se formulará mediante solicitud que puede ser enviada al correo electrónico: apirosencontacto@apiros.com.co, comunicarse al 601 3265300 o formular estas peticiones por escrito, y radicarlas en la Calle 82 No. 10-39, piso 3, de lunes a viernes en horario de 8:30 AM a 5:30 PM en la ciudad de Bogotá
• Para evitar que terceros no autorizados accedan a la información personal del Titular de los datos, será necesario previamente establecer la identificación del Titular. Cuando la solicitud sea formulada por persona distinta del Titular y no se acredite que la misma actúa en representación de aquél, se tendrá por no presentada.
• La solicitud debe contener la siguiente información: (i) La identificación del Titular. (ii) Los datos de contacto (dirección física y/o electrónica y teléfonos de contacto). (iii) Los documentos que acrediten la identidad del Titular, o la representación de su representante. (iv) La descripción clara y precisa de los datos personales respecto de los cuales el Titular busca ejercer alguno de los derechos. (v) La descripción de los hechos que dan lugar al reclamo. (vi) Los documentos que se quiera hacer valer. (vii) Firma, número de identificación (viii) Radicación en original.
• Si el reclamo resulta incompleto, APIROS S.A.S. requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas.
• Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
• Si el Área que recibe el reclamo no es competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
• Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
• El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

10. TRANSMISIÓN DE DATOS PERSONALES

APIROS S.A.S. podrá transferir y transmitir los datos personales a terceros con quienes tenga relación operativa que le provean de servicios necesarios para su debida operación. En dichos supuestos, se adoptarán las medidas necesarias para que las personas que tengan acceso a sus datos personales cumplan con la presente Política y con los principios de protección de datos personales y obligaciones establecidas en la Ley.

11. MEDIDAS DE SEGURIDAD

APIROS S.A.S. se compromete al uso correcto y tratamiento de los datos personales, evitando el acceso no autorizado de terceros que permita conocer o vulnerar, modificar, divulgar y/o destruir la información que reposa en sus bases de datos; para tal efecto, APIROS S.A.S. maneja la información almacenada en sus bases de datos con las medidas informáticas, técnicas, humanas y administrativas necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

12. AUTORIZACION PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

La sociedad APIROS S.A.S siempre solicitará la autorización de manera previa, expresa e informada a los Titulares para el tratamiento de sus Datos Personales. Deberá ser obtenida a través de previa consulta para su permiso por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta, verificación y trazabilidad posterior. Lo anterior de conformidad con el desarrollo de las relaciones contractuales, comerciales, laborales.

El Titular manifiesta que conoce y acepta ser contactado a través de los canales suministrados.

Se entenderá que la autorización deberá manifestarse (I) por escrito, (II) de forma oral o (III) mediante conductas inequívocas del titular que permitan concluir de forma razonable que otorgó la autorización.

La autorización también podrá obtenerse a partir de conductas inequívocas del Titular del dato, las cuales permitan concluir de manera razonable que este otorgó su consentimiento para el tratamiento de su información. Dichas conductas deben exteriorizar de manera clara la voluntad de autorizar el tratamiento.

13. CASOS EN LOS QUE NO ES NECESARIA LA AUTORIZACIÓN

La autorización del Titular no será necesaria siempre y cuando se trate de:

• Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funcione legales o por orden judicial.
• Datos de naturaleza pública.
• Casos de urgencia médica o sanitaria.
• Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
• Datos relacionados con el registro civil de las personas.

14. MODIFICACIÓN DE LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN

Cualquier cambio relevante en los términos de la política en protección de datos personales será informado a través de la página web de APIROS S.A.S., o mediante una comunicación escrita dirigida a los Titulares a la última dirección de correo electrónico registrada por éstos.

15. DURACIÓN DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

Los datos personales estarán sujetos a tratamiento por APIROS S.A.S durante el término contractual en el que el Titular de la información tenga el producto, servicio, contrato o relación, más el término que establezca la ley. Adicionalmente, se conservarán de acuerdo con los principios de necesidad y razonabilidad.

16. VIGENCIA DE LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN Y PERIODO DE VIGENCIA DE LAS BASES DE DATOS

La presente Política de Tratamiento de Datos Personales de APIROS S.A.S. se encuentra vigente desde el mes de junio del año 2013 y ha presentado actualizaciones. Esta política puede ser modificada en cualquier momento con el objeto de adaptarla a nuevas prácticas que se desarrollen o novedades legislativas o jurisprudenciales en la materia.

Esta es la versión actualizada y vigente de la Política de Tratamiento de datos personales de APIROS S.A.S.